Fjarðabyggð: Skýra þarf verkskiptingu og bæta samvinnu stjórnenda
Verkskipting meðal stjórnenda sveitarfélagsins Fjarðabyggðar er óljós og algengt að stjórnendur vinni frekar að sínum eigin verkefnum heldur en sameiginlegum markmiðum. Þörf er á að fara yfir framtíðarsýn sveitarfélagsins og skýra hvernig þjónusta er veitt eftir sameiningar og samfélagsbreytingar.Þetta er meðal þess sem fram kemur í úttekt sem Deloitte gerði á stjórnsýslu Fjarðabyggðar í ár. Í kringum bæjarstjóraskipti í lok síðasta vetrar var samið við fyrirtækið um úttekt á núverandi stjórnsýslu og rekstri auk tillagna um breytinga.
Bæjarráð fékk drög að lokaskýrslunni í október og hún var kynnt fyrir stjórnendum innan sveitarfélagsins í nóvember. Bæjarstjórn hefur einnig fjallað um hana og vinna á grundvelli hennar er komin af stað. Skýrslan var gerð opinber skömmu fyrir jól og í janúar verða haldnir íbúafundir í öllum byggðakjörnum til að ræða þróun rekstrar Fjarðabyggðar.
Bæta þarf vinnustaðamenninguna
Helstu niðurstöður Deloitte eru að verkskipting sé víða óljós, svo sem milli stjórnenda, bæjarstjóra og kjörinna fulltrúa. Frá kosningum 2018 hefur Fjarðabyggð haft þrjá bæjarstjóra. Deloitte telur tíð skipti geta hafa tafið ákvarðanatöku. Því þurfi að rýna verkskiptingu og ábyrgð.
Vinnustaðamenning er sögð þarfnast úrbóta. Helstu stjórnendur eru sagðir sundurleitari hópur en æskilegt sé. Algengt sé að hver vinni að sínu frekar en sameiginlegum verkefnum. Óljóst þykir hver taki lykilákvarðanir og frumkvæði vanti til að taka að sér mál og klára þau heldur sé ákvarðanatöku oft kastað milli einstaklinga og sviða. Samstarf og boðleiðir innan sviða eru hins vegar talin góð og skilvirk.
Víða eru til staðar kerfi, verkferlar og lausnir en starfsfólk skortir þekkingu á þeim. Samræmi vantar í verklag og skýra þarf ferla. Markmiðasetning í rekstrinum er óljós. Hvatt er til að hert verði á henni svo sem með að tímasetja markmið.
Þess vegna er lagt til að ráða tvo nýja stjórnendur til að fylgja eftir umbótunum. Í fyrsta lagi mannauðsstjóra sem allra fyrst til að bæta þekkingu og hæfni starfsfólks. Í öðru lagi ferla- og umbótastjóra sem styðji við eftirfylgni umbóta.
Þjónustan veitt á grundvelli loforða um að ekkert breytist við sameiningar
Deloitte hvetur til þess að Fjarðabyggð setji sér þjónustustefnu. Óskýrt sé oft hvernig veita eigi þjónustu, hún virðist aðeins veitt á grundvelli gamalla loforða úr sameiningum um að ekkert breytist. Íbúar Fjarðabyggðar séu aðrir en þegar sveitarfélagið varð fyrst til fyrir 25 árum og væntingar um þjónustu sömuleiðis. Þess vegna þurfi að skoða nýjar lausnir þannig þjónustan rýmist innan þeirra skatttekna sem sveitarfélagið fær. Höggva þurfi á það þannig skilgreint sé hvaða þjónusta eigi að vera í boði í hvaða byggðakjörnum, hvort þar er um að ræða einn, nokkra eða alla.
Í því samhengi spyr Deloitte hvert sé hið stóra framtíðarmarkmið Fjarðabyggðar. Hvers konar sveitarfélag það sé orðið og vilji verða.
Bæjarskrifstofurnar í forgangi
Deloitte segir að skýra þurfi hver eigi verkefni, einfalda ferla og nýta nýja tækni, innleiða markmiðadrifna menningu og skilgreina þjónustuna. Sum þessara verkefna munu taka langan tíma, önnur er hægt að vinna hraðar.
Skýrsluhöfundar hvetja til þess að byrjað sé á augljósustu verkefnunum. Skýra þurfi verkskiptingu og forgangsröðun og byrja að vinna framtíðarsýn og þjónustustefnu. Vinnustaðamenninguna þarf að bæta. Bæjarskrifstofurnar sjálfar eru þar settar í forgang og segir Deloitte að efla þurfi opin samskipti, gagnsægi, sameiginlegan tilgang starfsfólks, hvetja til samvinnu og jákvæðs andrúmslofts.
